司法培训资讯网：为有效管理公证档案，规范档案整理工作，各地公证处调整工作状态，从强化公证档案管理入手，积极开展档案整理规范工作，切实提高公证档案规范化建设水平。

01 广州公证处召开档案工作会议

4月26日下午，广州公证处召开档案工作会议，深入学习贯彻习近平总书记关于做好档案工作的重要指示精神，分析总结当前我处公证档案工作情况，提出下一步公证档案工作要求。处领导邝志强、郑文敏、孙力、张昱、陈湛鸿、罗苑平、谢潇出席会议。会议由档案文秘室主任何晓云主持。

会议总结近年来我处公证档案利用、收集、管理情况，针对当前立卷归档工作中亟待解决的问题进行交流讨论，研究下一阶段公证档案工作开展重点。

会议强调，习近平总书记关于做好档案工作的重要指示精神为做好新时代公证档案工作提供了根本遵循。公证档案是公证执业真实记录，保障人民群众合法利益的重要载体。要切实加强党对公证档案工作的全面领导，推动形成上下贯通、左右协同、执行有力的工作格局；要以时不我待的紧迫感使命感责任感做好公证档案工作；要深刻把握公证档案工作的政治性、时代性、规范性、专业性要求，加强公证档案资源、利用、安全、管理体系建设，推动公证档案工作提质发展。

会议要求，要提高政治站位，把握公证档案工作发展的正确方向，强化责任担当，坚持以人民为中心的发展思想，守正创新、苦干实干，推动公证档案工作提质增效；要进一步强化安全意识、风险意识，做到公证档案“应收尽收、应归尽归、应管尽管”；要完善公证档案管理制度，严明各方职责，加强监督管理，保管好、利用好公证档案，让公证档案在服务党和国家工作大局、服务人民群众中努力发挥更大作用，以提升档案工作质量和服务水平的实际成效，推动公证事业高质量发展。

各业务部门、业务指导（复查投诉）部负责人，档案文秘室部分工作人员参加会议。（来源：广州公证处）

02 晋宁公证处积极开展档案移交工作

为进一步完善和规范管理公证卷宗档案，确保公证档案的安全性及完整性，经与区档案馆对接，晋宁公证处自今年1月份起积极开展档案移交工作，截至目前，已完成1982年至2021年的公证档案电子化处理、移交工作。

为确保此次移交工作顺利进行，晋宁公证处安排专人负责，严格按照档案管理相关规定，对公证处档案进行重新整理，逐一分类、扫描、录入，达标后移交区档案馆归档入库。

本次移交工作共移交公证档案1583盒11402卷，完成电子目录11402条，并对2019年已移交晋宁区综合档案馆的部分档案目录号进行修改，确保所有档案达到档案管理的相关要求。

今后，晋宁公证处将不断健全完善公证卷宗档案管理制度，加强公证档案借阅管理，严格按照档案管理规定要求，履行借调和查阅程序，有效保护和利用好公证档案，更优、更好地服务人民群众。（来源： 晋宁司法）

03 宾川县公证处开展2023年第一季度档案整理工作

近期，我处集中整理了2023年第一季度公证业务档案，公证档案是公证证明活动的真实记录和具体体现，是证实国家、集体和个人正当利益的法律文书，是公证工作的生命线，整理和保管好公证业务档案具有重要意义。

工作人员严格按照《公证文书立卷归档办法》《公证档案管理办法》的规定整理业务档案，从编制目录、编写页码、装订、贴封条到分类存入档案柜都一丝不苟，本次整理工作共整理了公证业务档案100余件。在整理档案的同时进行公证质量自查，查缺补漏，以此提高公证质量。（来源：宾川司法行政）

04 辽宁省凌源市公证处组合“三种方式”加大公证书真伪鉴别

近两年来，为有效遏制公证书造假行为，辽宁省凌源市公证处创新举措，组合“三种方式”加大公证书真伪鉴别，既极大方便了群众，又维护了公证工作的良好形象。

一是二维码甄别

二是外特征识别

三是查档案认定

辽宁省凌源市公证处购置档案软件及扫描仪等设备，对公证档案进行数字采集扫描，形成电子档案数据，建立档案管理信息系统，只要输入当事人姓名、公证书编号等任意信息，即可享受公证档案“1分钟即查”服务，只要与公证员签名章、公证处印章或存档公证书进行对比就可以确定公证书真伪。凡没有公证档案材料且不能提供交款收据的，可以认定为虚假公证书。（来源：朝阳司法）

05 让知识“活”起来，公证档案数字化研究中心推出档案知识课堂

为深入学习贯彻习近平总书记对档案工作重要批示指示精神，牢记“为党管档、为国守史、为民服务”神圣职责，进一步普及档案知识，公证档案数字化研究中心特别推出了系列档案知识学习活动，只在帮助大家更好地了解更多的档案知识，参与到公证档案的学习中来。

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让知识“活”起来，公证档案数字化研究中心档案知识课堂来了！（一）

让知识“活”起来，公证档案数字化研究中心档案知识课堂（二）

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学府“翼档”多举措辅助公证档案管理工作

为有效保护和利用公证档案，帮助各地公证处按照纸质档案规范化、电子档案信息化、历年文档系统化的原则，加强公证档案管理，不断提升服务水平，学府“翼档”多举措辅助公证档案管理工作。

1、增加投入，实行专业人员管理。

学府旗下的南京易杰智信息科技有限公司配备专业的档案管理人员对搜集来的档案文件细致整理，无论是纸质化的档案还是无纸化档案系统的管理，均可以根据各单位进馆需求将整理装订好的实体档案移交至档案场馆内集中存储管理，在完善的档案管理调阅制度和便利的档案密集架设备加持下，保证安全性的同时也展现高效率的工作模式。

同时，在人员管理方面，健全完善公证档案安全保密制度，组织开展保密教育培训，签订保密协议，安排专人负责档案出库入库、交接等工作，保密意识融入数字化工作日常。

2、严格操作，确保流程标准化。

学府“翼档”以档案的真实性、完整性和可用性为原则，可以根据各地公证处需求定制一站式档案全生命周期服务方案，基础环节包括：档案整理、扫描加工、图像处理、分盘刻录、数据交付、上传系统、数据提取、数据利用。将公证档案数字化建设同档案材料规范整理有机结合，为组织提供一套规范储存、流程标准、高效查阅的“数字档案馆”。

同时，硬件方面：在服务器与网络传输上给予安全保护，与中国电信共建的私有云，起到便捷、安全、稳定、高效的服务，提供云边web保护。软件方面：执行单位南京易杰智信息科技有限公司研发出的“翼档”档案管理系统具有防盗、过期销毁、用户健全、接口健全等功能，该系统严格落实档案信息的保密管理和查阅权限管理，全方位织密档案数字化建设“安全网”。

3、创新方式，实现利用智能化。

数据正在成为生产力。使得数据随需，易懂，有用，是数字转型的深化。学府“翼档”利用数字技术设置OCR智能标签，能够对文件内容、类型以及关键字信息进行人工智能检索，同类文件运用智能标签进行归纳整理，管理人员点击标签即可查看所有相关文件，方便档案管理和查找，能够很好地节约人力及成本，真正实现公证档案“指尖管理”。

学府“翼档”还以自身丰富的数据处理能力，帮助公证处逐步构建起资源足够丰富、数据足够强大、互联网应用足够通畅的公证数据库，在做好保密性的同时能提供有利用价值的信息，能更好地与其他机关部门实现数据对接、资源共享，提升公证影响力，推动经济发展。

学府“翼档”于2021年“智慧司法创新产品”称号。目前已在江苏、广东、山东、西藏等十几个省市开展合作，后续将充分发挥企业能动性，拓展服务范围，与全国各地大司法领域开展紧密合作，促成智慧档案落地发展。各公证处如果有公证档案数字化服务需求的，欢迎联系我们，我们将继续以加快公证档案的数字化进程为发展目标，提高文书类档案及重要文件的数字化版本法律效应，简化档案数字化流程，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。