司法培训资讯网：档案数字化转型是档案工作应对新形势、新任务、新要求的必然选择。为了加强公证档案规范化管理工作、提升服务群众水平和能力、提高公证员办理公证工作效率。翼法学园特别梳理了档案数字化的一些特别最新调研报道成果，希望可以为公证档案数字化的转型提供赋能，也为公证处公证档案电子化、信息化、规范化建设奠定一定的基础。

一、司法部公共法律服务管理局：公证档案调研情况

4月12至13日，司法部公共法律服务管理局调研组到杭州市调研公证档案工作。其间，实地走访浙江省档案馆、杭州市湘湖公证处，并召开座谈会。市局党委委员、副局长林林等陪同调研。

座谈期间，林林就我市公证档案工作作了介绍，与会人员围绕《公证档案管理办法》和《公证文书立卷归档办法》征求意见稿进行了深入探讨。

司法部公共法律服务管理局公证工作处副处长方凤丽对我市公证档案工作表示肯定，并就下一步工作强调，一是要鼓励公证机构深入探索公证档案全面电子化；二是要努力提升公证人员在档案管理方面的专业性，推进公证档案管理工作高效开展；三是要加大司法行政部门与档案部门的联系，通过专项检查等方式提升公证档案的安全性。

省司法厅公法处、市委依法治市办、市局公法处、研究室及其他有关单位负责人陪同调研。

二、国家档案局：加快数字化战略转型 建设档案强国

今年2月16日的全国档案局长馆长会议就提出，将全面贯彻落实党的二十大精神，系统谋划推进档案工作现代化建设，以高质量发展为主题，以档案依法治理为路径，以实现数字化战略转型为关键，加快推进“十四五”档案事业发展规划各项重点任务落实，强化科技和人才支撑，努力建设与社会主义现代化强国相适应的档案强国。

如何走出一条具有数智时代特征、着力提升档案工作管理效率和服务人民群众水平的新路？3月下旬，科技日报记者采访了相关专家。

“档案信息需求方式正在发生变化，传统的档案工作方式已经不能完全满足档案利用及档案信息资源整合的诉求。因此，在当今数字社会、数字经济和数字建设的大趋势下，档案数字化建设是社会信息化的必然要求。”常州市档案馆馆长金云江说。

“推进档案数字化建设对于区域之间、行业信息资源整合以及互联共享平台的构筑都是有利的。所以做好档案数字化建设工作，不仅仅是完成一项工作任务，也是为了更便捷地进行档案工作与档案信息资源的利用。” 金云江说。

　　闾英姿认为，档案部门要紧抓新修订档案法颁布实施等机遇，主动参与决策，进一步明确电子文件全生命周期各环节的主体责任、规范标准、保管义务等，将档案工作网络从线下覆盖到线上，确保数据标准统一、权利清晰、责任明确，推进政府数据资源的管理利用由“量变”向“质变”升级。

三、这样赋能公证档案数字化转型…

可见，当今“信息化浪潮”激发数字中国新动能，运用好大数据、云计算、人工智能等新一代信息技术，有利于档案的开发与利用。公证档案数字化研究中心应势而需，协助公证处档案资源做好开发和利用。

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通过信息化技术，建设完善的档案数字化全流程服务

旗下自主研发的“翼档”档案信息化管理系统本着 “让档案创造价值”的服务宗旨，深化档案数字化、功能化、信息化变革，从档案接收、整理、编码、档案数字化、数据采集、数据图谱、数据应用、到装订、归档、入馆寄存的安全保密、高效便捷一站式档案全生命周期服务，更是荣获2021年“智慧司法创新产品”称号。目前已在江苏、广东、山东、西藏等十几个省市开展合作，后续将充分发挥企业能动性，拓展服务范围，与全国各地大司法领域开展紧密合作，促成智慧档案落地发展。

可以根据各地公证处需求定制一站式档案全生命周期服务方案，基础环节包括：档案整理、扫描加工、图像处理、分盘刻录、数据交付、上传系统、数据提取、数据利用。

系统功能包括文件扫描、档案管理、档案统计、智能图谱、档案借阅等，可以实现档案目录、元数据和原文的在线浏览，能够通过关键字实现档案目录检索，并可对档案资源进行深度挖掘，构建知识图谱，挖掘档案资源之间的密切联系。利用数字技术设置OCR智能标签，能够对文件内容、类型以及关键字信息进行人工智能检索，同类文件运用智能标签进行归纳整理，管理人员点击标签即可查看所有相关文件，方便档案管理和查找，能够很好地节约人力及成本。

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通过深度挖掘档案资源，创建资源共享的公证数据库

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。“翼档”档案信息化管理系统可以帮助公证处逐步构建起资源足够丰富、数据足够强大、互联网应用足够通畅的公证数据库，在做好保密性的同时能提供有利用价值的信息，能更好地与其他机关部门实现数据对接、资源共享，提升公证影响力，取得更好的经济发展。

将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用也更加安全。尤其是对于历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，也防止了部分档案篡改的行为。

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通过开展数字档案研究推广，推动档案管理“提档升级”。

多年来，很多公证机构自发开展了档案数字化工作，但受机构数据采集和应用开发能力限制、行业统一数据应用需求和指导标准缺乏，以及技术公司对行业需求理解不足等多方面因素的影响，档案数字化的发展往往难以达到预期。

档案数字化研究中心将扛起做好档案管理工作的使命感和责任感，积极组织各类培训交流活动，做好知识分享，努力提升公证人员在档案管理方面的专业性，同时整合数据、技术、人才和应用平台的资源，分阶段、分任务、分目标推进数字档案应用研究，并推出成果，助力实现数字档案共享目标，有效服务行业降本提效和业务发展的建设。

在档案数字化领域，档案的管理以及数据安全问题是重中之重，各公证处如果有公证档案数字化服务需求的，欢迎联系我们，我们将继续以加快公证档案的数字化进程为发展目标，提高文书类档案及重要文件的数字化版本法律效应，简化档案数字化流程，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。

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