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临近合同约定交付和交接船舶的最后限期，身在异地无法亲自办理相关手续该怎么办？

接下来，让我们一起走进广州市南沙公证处办理的这场特殊的涉外公证和外事认证案例

2022年10月底，广州市南沙公证处接到广东某海洋工程装备股份有限公司两名股东（董事）前来寻求帮助，表示其在香港注册的XX国际海洋发展有限公司与新加坡公司签署《船舶销售合同》，出售新建造的一艘2885吨位的内燃机船舶给新加坡公司。合同约定2022年11月20日为交付和交接船舶最后期限，但由于董事均在内地无法亲自办理相关手续，出售船舶的法律文件必须经过公证和外事认证。如逾期交付，按照销售合同必须要承担违约责任并支付高额的违约金。

在充分聆听申请人需求及困难后，南沙公证处考虑涉及跨境和特殊情况等因素，决定指派由该处粤港澳公证协作中心资深涉外公证员组成专责小组，分析研判，积极跟进。

专责小组在研究公证需求和必须公证法律文本所有内容后，认为公司均在境外注册且公司所有董事均在内地，短期无法出境办理手续，如按照常规方式处理均无法按期完成。该处结合申请人提供的证明材料，提出立即启动跨境协助机制，一方面南沙公证处联系香港委托公证人，委托查询和了解在香港注册的公司是否存续、董事等具体情况；另一方面，粤港澳公证协作中心专责小组联系购买方新加坡公司确认对此次交易的法律文本公证的具体内容和要求，确保公证书使用效果。

与此同时，为保险起见，以电邮方式联系外事办及新加坡领事馆沟通认证的具体步骤和期限等事项。专责小组在充分了解境外购船方、外事办、新加坡领事馆的具体要求后，决定在公证事项和公证内容以及公证书格式均符合和满足司法部规定的前提下，提出创新解决方案，决定改变公证申请主体方式即以公司董事个人名义申请和通过证明个人签名属实方式来确定证明事项和证明内容，此做法得到外事办认可。

南沙公证处加急出具《董事会书面决议》《授权委托书》《销售单》《决议的核证摘录（董事会）》《建造者证书》等所有公证书后，立刻安排公证人员直接联系对接外事办代办认证手续，并告知希望赶在交船最后期限之前完成，否则当事人就要承担违约责任。最后经层层把关、步步落实，在外事办的大力支持下，终于赶在最后一刻为当事人完成所有公证书认证手续，及时有效帮助投资者解决了跨境法律难题。

本次特殊的涉外公证和外事认证是南沙公证处组建粤港澳公证协作中心以来涉及到香港与内地跨境公证协作的又一成功案例和涉外法律服务的生动实践。自《粤港澳大湾区发展规划纲要》和《南沙方案》实施以来，南沙公证处粤港澳公证协作中心充分整合、利用粤港澳三地公证法律服务资源，在遵守“一国两制”前提下，打通各方沟通渠道并形成合力，为商事主体、自然人等提供一站式、全方位的公证和代办领事认证（或外交确认）服务，为构建跨境法律服务高地，丰富全国涉外公证法律服务新路径，助力提升粤港澳大湾区法律服务能级提供了重要的交流平台和智力支持。