司法培训资讯网：“由于公司前法定代表人的不作为及阻挠，公司已经多年没有进行过财务审计了，我怀疑公司财务数据可能存在问题”。某公司股东李旦（化名）紧锁眉头，向公证员道出了他的困境。

李旦和几位股东早已察觉公司财务异常，多次要求查阅账簿却石沉大海。无奈之下，他们依法召开了股东会，做出关键决议：清点、封存公司财务账簿，提交审计！

李旦和公司其他股东在履行了通知义务（以电话、邮寄等方式通知会计限期交出账簿）后，为确保程序万无一失、证据坚不可摧，李旦果断迈出关键一步——向公证处申请办理“保全证据公证”。

次日，两名公证人员携带专业设备，准时出现在公司财务室。在摄像机的全程记录下，两名公证人员对该公司从2020年至2025年期间的全部财务账簿进行了清点登记，并对所有的财务文件进行密封装箱。

这份由公证“加持”的封存箱，被公司股东直接提交给专业审计机构。审计结果印证了股东的担忧——公司财务账目果然存在重大问题！最终，股东们凭借这份具有法定证明力的公证书，在后续的诉讼中成功维权，捍卫了自身权益。

不止查账！

保全证据公证的N种打开方式

保全证据公证，这项“证据守护神”，它在企业中的应用场景超乎你的想象：
一、知识产权保护（核心应用领域）：

1、网页侵权：

固定抄袭网站内容、盗版软件下载链接、侵犯著作权的图片/视频、盗用商标/专利的产品展示页面等，公证能完整记录侵权网页内容、链接、时间戳；

2、电商平台侵权：

对电商平台上销售假冒伪劣商品、侵犯商标权/专利权的商品链接、店铺信息、销售记录、用户评价等进行公证；

3、软件侵权：

对非法安装、使用、复制公司软件的行为进行证据保全（如现场操作演示、软件界面展示）；

4、确权证据

在申请商标、专利或进行著作权登记前，固定作品的创作完成状态、首次发表状态等关键时间节点证据（例如，对设计稿、源代码、产品照片进行公证存档）；

5、域名争议：

固定证明对方恶意抢注或使用域名的网页证据。

二、合同履行与纠纷（常见应用领域）：
1、交付不符：对收到的存在质量瑕疵、数量短缺或与合同约定不符的货物、工程现状进行公证；2、服务未履行/履行不当：对服务未提供、服务结果不符合要求的状态进行公证（如未按时完工的工程现场、运行故障的设备）；3、拒绝履行：在发送催告函等重要文件时，对送达过程（如邮寄、现场递交）进行公证，证明对方已收到相关文件但拒绝履行；4、己方履约证明：对己方已按约履行的关键行为进行公证，预防对方日后否认（如将特定标的物交付给指定承运人、在特定时间地点完成了某项工作）；5、合同关键事实固定：对签订合同时的特定场景或作为合同基础的现场状况进行公证。 三、电子数据证据固定（常见应用领域）：1、电子邮件、聊天记录：对重要的商务邮件、微信/QQ等即时通讯工具的聊天记录进行公证，防止对方删除或抵赖；2、社交媒体内容：固定微博、微信公众号、抖音等平台上发布的涉及公司商誉诋毁、虚假宣传、侵权信息等内容；3、应用软件/小程序内容：对移动应用或小程序中存在的侵权、违规或违约内容进行证据保全；4、电子数据状态：证明特定时间点某个电子文件的存在、内容及状态（如未被修改）。四、劳动争议与员工行为管理（常见应用领域）：1、违纪行为取证：对员工严重违反公司规章制度的行为进行公证（如旷工、在工作场所打架斗殴、私自使用公司资源谋利等现场情况）；2、工作成果交接/侵占：固定员工离职时未交接的工作资料、数据，或证明其带走了属于公司的财产、客户信息等证据；3、竞业限制/保密协议违约：收集员工违反竞业限制协议在新单位就职，或泄露公司商业秘密的公开线索（如在新公司官网的任职信息、宣传资料）；4、关键通知文件的送达：对向员工送达解除劳动合同通知书等重要文件的过程进行公证。
五、物权保护与侵权（常见应用领域）：1、财产损害：对房屋、设备、车辆等公司财产遭受他人侵害（如相邻施工导致墙体开裂、交通事故导致车辆损坏）的现场状况进行公证；2、不动产现状：在买卖、租赁、拆迁等涉及不动产的交易或纠纷前，对房屋、土地的现状（包括内部装修、附属设施等）进行公证，明确责任划分。
六、公司治理与股东/董事争议（常见应用领域）：1、股东大会/董事会现场：对会议召开情况、表决过程进行公证；2、重要文件签收：公证送达给股东、董事的重要法律文件（如会议通知、函件）。
七、反不正当竞争（常见应用领域）：   1、虚假宣传/商业诋毁：固定竞争对手在广告、宣传册、官网、公开场合进行虚假宣传或诋毁公司商誉的证据；2、混淆行为：固定竞争对手使用与公司商品/服务名称、包装、装潢等相同或近似的标识，容易造成混淆的证据；3、商业秘密侵权线索：固定涉嫌泄露商业秘密的公开信息（如招聘信息中要求应聘者提供原公司的特定技术信息、竞争对手产品中体现的疑似商业秘密）。八、债权催收（常见应用领域）：催收函件送达：对向债务人发送催款函、律师函等文件的过程进行公证送达，中断诉讼时效并作为主张权利的证据。

重要提示

 一、及时性：保全证据贵在及时，一旦发现侵权或违约线索，应尽快申请公证，避免证据灭失或被篡改。二、针对性：向公证员清晰说明需要保全的具体内容、目的和范围。三、程序合法性：确保取证过程不侵犯他人合法权益（如隐私权、商业秘密），否则证据可能不被采纳。总之，保全证据公证是公司风险管理和法律维权的必备工具，贯穿于公司运营的多个关键环节，特别是在知识产权保护、合同纠纷、电子数据固定和劳动人事管理等领域发挥着不可替代的作用。公司在日常经营中应树立证据意识，善用公证手段保护自身合法权益。