翼法涉外法律服务平台：某住宅小区因物业服务品质下滑、公共收益不透明等问题，引发多数业主不满。为规范小区管理、维护业主共同权益，业委会决定召开业主大会，就“是否续聘现有物业公司”及“修订小区管理规约”两项议题进行表决。

该小区户数较多，业主常住地与户籍地不一致的情况普遍，且不少业主因出差、健康等原因无法到场参与线下投票。传统纸质投票方式耗时长、效率低，且易引发选票真实性、统计准确性等方面的争议，业主大会筹备陷入僵局。

为确保投票程序的公开、公平、公正，使每一位业主都能便捷、真实地表达意愿，业委会经研究决定引入线上投票机制，并同时向公证机构提出申请，希望借助公证的法定证明力与专业技术支持，对本次业主大会的线上投票全过程进行监督、保全，确保表决结果合法有效。

公证前准备

01

业委会向公证处正式提交公证申请，阐述了小区现状、表决事项的必要性以及采用线上投票的现实需求。公证处依法审查后予以受理，并指派两名熟悉社区事务与电子数据业务的公证员具体承办。

02

承办公证员与业委会多次沟通，结合小区实际情况，共同设计了详尽的线上投票流程与应急预案。公证处对其采用的线上投票平台进行了严格的技术核验与安全评估，确保其符合《电子签名法》《网络安全法》及公证业务规范的要求，能够保障投票数据的完整性、保密性与可追溯性。

03

准备工作就绪后，业委会通过张贴公告、微信群通知、公众号推送、电话及短信告知等多种渠道，提前向全体业主公示了业主大会的议题、表决规则、线上投票的具体时间、操作步骤以及公证参与事宜。公证处亦提供了线上操作指南与咨询渠道，帮助业主提前熟悉投票系统。

公证过程

业主大会投票期间在规定日期内开放。业主们通过实名认证后登录指定投票系统，对两项议题独立进行了投票。公证员全程在线值守，实时监督投票系统的运行状态与数据流，对投票过程中出现的个别技术咨询予以即时解答，有效保障了投票环节的顺畅与秩序。

投票截止后，公证员在业委会成员代表的见证下，后台封闭投票数据，并依据系统记录的业主房产信息与投票数据进行比对、统计与核验。整个计票过程严谨透明，确保了最终统计结果能够准确、无异议地反映业主的真实意愿。

基于监督与核验结果，公证处依法出具了公证书。公证书对本次业主大会线上投票的全过程、最终的投票结果及其合法性进行了客观记载与证据固定，详细载明了参与投票的业主人数及其专有部分面积占比、各项议题的同意票数及比例等核心信息，为表决结果的有效性提供了强有力的法律证明。

公证员说

借助公证机构提供的线上投票监督与保全服务，该小区成功克服了业主分散、难以集中投票的难题，高效、合规地完成了业主大会表决程序，保障了业主权利行使的真实性与便捷性。

公证处出具的公证书，不仅为本次业主大会决议的合法性提供了权威背书，也为后续可能涉及的物业交接、规约实施等工作消除了法律隐患，促进了小区事务的平稳推进与规范治理。

本案例是公证服务积极适应信息化社会发展，深入参与基层社区治理、破解集体决策困境的又一次成功实践。它彰显了公证在保障程序正义、固定关键证据、预防化解矛盾方面的专业价值，为类似小区物业管理事务的公正、高效决策提供了可复制的有益经验。

法律依据

《中华人民共和国民法典》：

第二百七十八条：下列事项由业主共同决定：……（四）选聘和解聘物业服务企业或者其他管理人；（九）有关共有和共同管理权利的其他重大事项。

决定前款第六项至第八项规定的事项，应当经参与表决专有部分面积四分之三以上的业主且参与表决人数四分之三以上的业主同意。决定前款其他事项，应当经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意。

《中华人民共和国公证法》：

第二条：公证是公证机构根据自然人、法人或者其他组织的申请，依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。

第三十六条：经公证的民事法律行为、有法律意义的事实和文书，应当作为认定事实的根据，但有相反证据足以推翻该项公证的除外。

《电子签名法》：

第十四条：可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。