司法培训资讯网：公证机关的公证文书，是国家的重要专业文书之一，它所形成的档案是公证机关进行公证证明活动和当事人从事民事活动的真实记录，反映了公证机关贯彻执行国家法律、法规和党的各项方针政策的情况，体现了公证机关的基本职能，每一位公证当事人都要谨慎保管公证文书及其档案，不能轻视。 

1 揭秘：上世纪50年代的遗嘱公证书，至今已保管67年

随着思想观念的变化，越来越多的人选择立遗嘱，来处理自己的财富传承事宜。然而，立遗嘱后对遗嘱的保密和保管，是许多立遗嘱人没有注意到的问题。

近日

家住广州的林教授（化名）

选择了能够永久保管的

遗嘱公证

案例回顾

林教授已经七十多岁了，他的独生女儿身体不好，没有结婚并一直由林教授照料。眼见自己年龄越来越大，身体一年不如一年，为防止女儿在其去世后，不能及时办理遗产继承手续，林教授决定将自己的房产留给女儿一人继承，同时指定一名亲属为遗嘱执行人，将来协助女儿办理遗产继承。

林教授称，在办完遗嘱公证后，他害怕女儿或亲戚保管不善把遗嘱丢失，造成自己的意愿无法实现。在听说公证处能代管遗嘱后，林教授毫不犹豫地将遗嘱交给了公证处保管。“公证处能够永久保管，我比较放心。”林教授说。

像林教授一样

选择遗嘱公证永久保管的人

不在少数

1956年的遗嘱公证书

从1956年至今，广州公证处办理了遗嘱公证约20万余件。这20万余件的遗嘱公证，其中一部分已移交了广州市国家档案馆保管，一部分仍在广州公证处保管。上图照片拍摄的，就是一份由广州公证处出具的、从1956年保管至今、已保管67年的《遗嘱证明书》。

公证员说

对于立遗嘱人而言，立下遗嘱并非万无一失，还应将遗嘱进行妥当的保管。因为遗嘱由自己保管确实保证了遗嘱的保密性，但如未及时告知他人，生前的心愿也许难以实现。遗嘱由遗嘱继承人或受遗赠人保管，虽然为继承人提供了便利，却也可能导致遗嘱继承人或受遗赠人怠于履行或完全不履行对立遗嘱人的法定扶养义务。遗嘱由自己信任的其他亲友保管，无形中增加了遗嘱损毁和内容泄露的风险。

遗嘱公证是如何保管的呢？

遗嘱公证档案是国家档案的重要组成部分。根据司法部和国家档案局联合下发的《公证文书立卷归档办法》《公证档案管理办法》，遗嘱公证保管期限为永久，遗嘱公证卷为密卷，一般不得借阅和查阅，公证人员亦不得对外透露遗嘱内容，确保当事人个人隐私不泄露，不至于立遗嘱人权益受损。只有在立遗嘱人死亡后，才转为普通卷保管。

在公证处办理的遗嘱公证和保管的遗嘱统一在全国公证遗嘱备案查询平台进行备案，防止遗嘱被“埋没”，为当事人开展遗嘱检认和继承手续提供便利。公证档案由公证处集中统一管理、专人负责，在公证机构保存期满后，须移交地方国家档案馆保管，保障公证档案的正常延续。

2 深圳、珠海两家公证处案例入选国家档案局案例选编

深圳市深圳公证处档案案例入选国家档案局案例选编

近日，深圳公证处《做好公证档案工作 维护群众合法权益——深圳市深圳公证处切实提升公证档案工作服务水平》作为公证档案类优秀案例入选国家档案局《专业档案工作服务党和国家大局服务人民群众有关案例选编》，并被推荐入选《中国档案》杂志。

自1979年创立至今，深圳公证处累计形成公证档案254万卷，忠实记载了公证活动的全过程。近年来，通过大力推进公证档案管理规范化、电子化和安全化，公证档案的利用质量和效率得到有力拓展，尤其在守护当事人身份正当权利、财产合法利益，以及为国有资产保值增值、服务城市发展所需的物业权益确权认定等方面发挥了重要作用，切实提升了公证档案维护当事人合法利益、维护经济社会公平正义的影响力。

2022年，深圳公证处贯彻落实《公证法》中“保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书”有关规定，以及《民法典》中保管合同的相关规定，创新运作保管事务档案库。严格按照档案管理“八防”工作要求，建立专属保管事务档案库房，购置专用保管柜，并制定科学、完备、规范的管理制度，组建专业运营团队，采取多种措施妥善保管寄存人的保管物，确保保管物安全。公证保管永久性、安全性、规范性、司法效力性、提存效力优势明显，有效深化了公证延伸服务，适应了新时代公证档案管理需要。

珠海市横琴公证处案例入选国家档案局案例选编

珠海市横琴公证处深入贯彻落实党的二十大精神和习近平总书记对档案工作重要批示精神，不断探索公证档案管理利用新模式新途径，助推公证事业高质量发展。近日，横琴公证处《服务民生办实事 公证档案显价值》作为公证档案类优秀案例入选国家档案局《专业档案工作服务党和国家大局服务人民群众有关案例选编》。

坚持标准建设，实现档案管理“专业化”

深入贯彻实施《“十四五”全国档案事业发展规划》，提高档案安全及标准化管理水平。

加强档案管理制度化建设，落实档案制度上墙，定期对档案室的安全情况开展问题隐患排查整治，按规定做好安全设备、设施的更新维护，确保档案安全。

委托专业档案存放机构对公证档案集中托管，明确不同类型公证档案的收集范围、归档原则和整理要求，实现档案管理规范化、精准化管理。

加强公证档案信息化建设，将纸质档案转化为电子档案进行系统化管理，实现目录快速查询、纸质档案和电子档案双重保管，提高档案利用效率和服务质量。

3“翼档”四立足四到位，赋能新时代公证档案管理

由上面的案例可以看出，做好公证档案的保障、质量、安全、活用这四个方面，可以有效深化公证延伸服务，适应新时代公证管理的需要。

为进一步加强公证档案的科学管理，完善公证档案管理工作制度，确保档案安全及标准化管理，实现档案检索、调取、查阅的方便快捷，学府“翼档”采取多项科学举措，四立足四到位，为公证行业档案管理提供更高效、更便捷、更精准的信息服务，助力公证处档案管理工作的规范化、数字化、专业化、日常化。

立足“保障”这一关键，确保基础工作到位。学府旗下的南京易杰智信息科技有限公司配备专业的档案管理人员对搜集来的档案文件细致整理，无论是纸质化的档案还是无纸化档案系统的管理，均可以根据各单位进馆需求将整理装订好的实体档案移交至档案场馆内集中存储管理，在完善的档案管理调阅制度和便利的档案密集架设备加持下，旗下自主研发的“翼档”档案信息化管理系统，为数字化档案管理提供有力的硬件支撑，保证安全性的同时也展现高效率的工作模式。

立足“质量”这一核心，确保档案流程标准到位。学府“翼档”以档案的真实性、完整性和可用性为原则，可以根据各地公证处需求定制一站式档案全生命周期服务方案，基础环节包括：档案整理、扫描加工、图像处理、分盘刻录、数据交付、上传系统、数据提取、数据利用。将公证档案数字化建设同档案材料规范整理有机结合，为组织提供一套规范储存、流程标准、高效查阅的“数字档案馆”。

立足“安全”这一红线，确保数据保密到位。健全完善公证档案安全保密制度，组织开展保密教育培训，签订保密协议，安排专人负责档案出库入库、交接等工作，保密意识融入数字化工作日常。同时，硬件方面：在服务器与网络传输上给予安全保护，与中国电信共建的私有云，起到便捷、安全、稳定、高效的服务，提供云边web保护。软件方面：执行单位南京易杰智信息科技有限公司研发出的“翼档”档案管理系统具有防盗、过期销毁、用户健全、接口健全等功能，该系统严格落实档案信息的保密管理和查阅权限管理，全方位织密档案数字化建设“安全网”。

立足“活用”这一目的，确保成果运用到位。完善公证档案数字化建设成果运用机制，对制作完成的数字档案进行复核，确保图片清晰、材料齐全、信息准确。实现档案快速查询，是进行档案管理的目的之一。学府“翼档”能够对已有文件的内容、类型以及关键字信息进行人工智能检索，将同类文件打上智能标签进行归纳整理，用户可点击标签查看所有同等类型内容的文件，便于管理和查找，真正实现公证档案“指尖管理”。

学府“翼档”于2021年“智慧司法创新产品”称号。目前已在江苏、广东、山东、西藏等十几个省市开展合作，后续将充分发挥企业能动性，拓展服务范围，与全国各地大司法领域开展紧密合作，促成智慧档案落地发展。各公证处如果有公证档案数字化服务需求的，欢迎联系我们，我们将继续以加快公证档案的数字化进程为发展目标，提高文书类档案及重要文件的数字化版本法律效应，简化档案数字化流程，助力组织实现真正无纸化的电子档案闭环管理，全面优化档案管理成本。

欢迎添加翼法学园李老师微信

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